学生处（学生工作部、武装部）
学生处（学生工作部、武装部）
通知中心各二级学院：
为做好2023届毕业生档案整理与派递工作，确保毕业生档案能够及时、准确投递，现就2023届毕业生档案整理和派递工作有关事项通知如下：
一、总体要求
2023届毕业生档案由各学院集中整理封装，整理过程应严格遵守档案保密原则，不得涂改、伪造、圈点、剪裁、批注、污损、抽取档案材料，不得私自保存、摘抄档案材料，不得将档案提供给个人查阅。严禁出现错装漏装甚至丢失等情况。
二、工作安排
本项工作共分4个阶段，详细安排见下表。
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各阶段 |
事项 |
具体内容 |
备注 |
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第一阶段 |
毕业生档案移交各学院 |
1.档案清单 2.密封条 3.前期档案（原中学档案、录取通知书、体检表、军训鉴定表、安全协议书） |
领取档案时间5月29-30日。茭菱校区和安宁校区另行通知。 |
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第二阶段 |
毕业生材料装档并分类别 |
1.组织整理毕业生装档材料（详见附件1），并录入2023届毕业生装档材料信息统计表（附件2），勾选档案袋封面归档材料。 2.根据附件2信息，将毕业生档案分类为正常毕业、专升本已录取、专升本待录、参加2023年大学生西部计划志愿者学生、不满足毕业条件学生五种类型。正常毕业、专升本及参加2023年大学生西部计划志愿者学生档案，各学院核查材料齐全后密封并加盖二级学院公章。不满足毕业条件的学生档案需在附件2最后一栏备注中标注原因及所缺材料，暂时不进行密封。 |
附件2、附件3电子版发送至曾廷潇邮箱，纸质版连同学生档案一并交至曾廷潇处。 具体时间另行通知。 |
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第三阶段 |
移交专升本已录取毕业生档案 |
专升本已录取的学生档案，经各二级学院转交学生后，由学生自带至录取院校。 |
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毕业生档案移交学生处 |
各二级学院将其余学生档案分四种类型（正常毕业、专升本待录、参加2023年大学生西部计划志愿者学生、不满足毕业条件学生）并填写2023届毕业生档案移交登记表（附件3、5）（一式两份，加盖学院公章）一并移交给学生处，由学生处进行核查并办理接收手续。 |
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第四阶段 |
毕业生档案派递 |
档案派递工作完成后，学生处将学生档案派递信息反馈给各学院并上传至学工系统。 |
三、档案派递与查询
（一）档案派递时间与方式
毕业生档案将于7月初、9月中分两个批次由学生处统一通过EMS进行派递。
（二）档案派递查询
学生可登陆“今日校园”或根据EMS邮寄单号自查档案派递去向。
四、特别说明
（一）所有毕业生档案必须以学院为单位，按照专业、班级及学号（从小号到大号）排列进行移交。各学院在整理档案材料时认真检查核对，看材料是否齐全、有无漏盖公章和漏填写现象。不得擅自增、减毕业生材料。
（二）各学院整理档案时，务必看清楚毕业生姓名、班级、学号，避免错装或漏装。
（三）毕业生档案转递事项
1.已就业的毕业生：（1）若就业单位具备档案接收管理权限，根据就业单位开具的调档函直接将档案发往就业单位；（2）若就业单位不具备档案接收管理权限，也无相关人才服务机构代理档案，即单位不要档案的，档案发往户籍所在地公共人才服务机构。
2、未就业的毕业生：未签工作（或准备出国）的毕业生档案，发回户籍所在地公共人才服务机构。
3、专升本已被录取的毕业生：经各二级学院转交学生后，由学生自带至录取院校。
4、自提档案的毕业生：毕业生档案一般不允许由本人自提。因特殊情况需要自提的，应凭学生本人毕业证、用人单位人事部门开具的调档函（注明同意自提），由该生带齐全部毕业归档材料、身份证复印件、《提档申请表》（附件4）到学生处装档密封后提档。
在自提档案的过程中发生档案袋开封、档案材料遗失等问题，由毕业生本人承担责任，学校不负任何责任。
5、报名参加2023年大学生西部计划志愿者的毕业生：填写《2023年大学生西部计划志愿者申请档案保留学校学生名单》（附表5）并加盖学院公章，贴“在校保留”标签，等待入选结果。（1）结果公示后入选的学生，档案暂留学生处档案室保管。保管时间为2年。（2）未入选的学生，按遗留档案转递流程尽快转递。
联 系 人：曾廷潇
办 公 室：学生服务中心203
电 话：14787890144
联系邮箱：1910214539@qq.com
附件5：2023年大学生西部计划志愿者申请档案保留学校学生名单.xlsx
云南农业职业技术学院
2023年5月22日
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